Zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens

1 — Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Amisha Glow, gevestigd aan Laan van Broekpolder 331, 1967 KH te Heemskerk, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Dit betekent dat Amisha Glow bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dat gebeurt en op welke manier daarmee wordt omgegaan.

2 — Voor wie geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor alle personen van wie Amisha Glow persoonsgegevens verwerkt, waaronder:

• bezoekers van de website;
• mensen die contact opnemen via e-mail, telefoon, WhatsApp of contactformulier;
• cliënten en potentiële cliënten;
• deelnemers aan sessies, trajecten, ceremonies, workshops of andere bijeenkomsten;
• mensen die zich aanmelden voor een nieuwsbrief, wachtlijst of download;
• zakelijke contactpersonen, samenwerkingspartners of leveranciers.

3 — Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt?

Afhankelijk van het contactmoment en de aard van de dienstverlening kan Amisha Glow onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum, indien relevant voor de dienstverlening;
• afspraakgegevens en boekingsinformatie;
• betaalgegevens, factuurgegevens en administratiegegevens;
• inhoud van berichten die u zelf verstrekt via e-mail, WhatsApp of formulieren;
• informatie over voorkeuren, hulpvragen of intake-informatie;
• technische gegevens over het gebruik van de website, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens en cookie-informatie, voor zover van toepassing.

4 — Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens

In een praktijk als Amisha Glow kan het voorkomen dat u informatie deelt over uw lichamelijke of mentale welzijn, klachten, belastbaarheid, medicatiegebruik, zwangerschap, stress, spanning, trauma, herstelproces of andere gezondheidsgerelateerde onderwerpen.

Dergelijke informatie kan onder de AVG worden gezien als een bijzonder persoonsgegeven, in het bijzonder als gezondheidsgegeven. Voor dit soort gegevens gelden strengere regels en extra bescherming.

Amisha Glow verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de begeleiding, veiligheid, intake, afstemming van een sessie of wanneer u deze informatie zelf verstrekt in het kader van de dienstverlening.

5 — Hoe worden persoonsgegevens verkregen?

Persoonsgegevens kunnen door Amisha Glow worden verkregen doordat u deze zelf verstrekt, bijvoorbeeld:

• via een contactformulier op de website;
• via e-mail, telefoon, WhatsApp of social media;
• tijdens een intake, kennismaking of sessie;
• bij het boeken van een afspraak of afnemen van een traject;
• bij het ontvangen van een factuur of doen van een betaling;
• door het gebruik van de website, voor zover cookies of logbestanden worden gebruikt.

6 — Voor welke doeleinden verwerkt Amisha Glow persoonsgegevens?

Amisha Glow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, zoals:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het plannen, bevestigen, verplaatsen of annuleren van afspraken;
• het uitvoeren van sessies, behandelingen, trajecten, workshops of ceremonies;
• het afstemmen van begeleiding op de persoonlijke situatie van de cliënt;
• het bewaken van veiligheid en geschiktheid van een sessie;
• het voeren van administratie en facturatie;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
• het verbeteren van de website, dienstverlening of communicatie;
• het versturen van relevante informatie of nieuwsbrieven, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• het beveiligen van de website, systemen en communicatiekanalen.

7 — Op welke grondslagen gebeurt dit?

Volgens de AVG mag verwerking van persoonsgegevens alleen plaatsvinden als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Amisha Glow kan persoonsgegevens onder meer verwerken op basis van:

• toestemming, bijvoorbeeld wanneer u vrijwillig informatie verstrekt of toestemming geeft voor bepaalde communicatie;
• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een sessie, traject of andere dienst boekt;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de fiscale administratie;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het beheren van de website, het beveiligen van systemen of het onderhouden van klantcontact, mits uw privacybelang niet zwaarder weegt.

Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, geldt dat verwerking alleen plaatsvindt als daarvoor een passende wettelijke uitzondering bestaat of wanneer de betrokkene die informatie zelf verstrekt in het kader van de begeleiding en verwerking noodzakelijk is binnen de relatie tussen cliënt en praktijk.

8 — Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?

In veel gevallen is het verstrekken van persoonsgegevens vrijwillig. Wel kan het voorkomen dat Amisha Glow zonder bepaalde gegevens geen afspraak kan inplannen, geen contact kan opnemen, geen factuur kan sturen of de dienstverlening niet veilig en zorgvuldig kan uitvoeren.

Wanneer bepaalde informatie noodzakelijk is voor een veilige of passende sessie, kan Amisha Glow besluiten de dienstverlening niet te starten of te beperken zolang die informatie ontbreekt.

9 — Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Amisha Glow bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een zwaarder gerechtvaardigd belang tot langere bewaring verplicht.

In de praktijk kan dit bijvoorbeeld betekenen:

• contactverzoeken: zolang nodig is om uw vraag af te handelen en redelijk daarna voor opvolging;
• afspraak- en cliëntgegevens: zolang nodig is voor uitvoering van de dienstverlening, opvolging en dossiervorming binnen een redelijke termijn;
• facturen en fiscale administratie: minimaal 7 jaar, voor zover wettelijk vereist;
• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt of totdat duidelijk is dat de gegevens niet meer nodig zijn;
• cookie- en websitegegevens: conform de werkelijke bewaartermijnen van de gebruikte tools en instellingen.

Zodra gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

10 — Worden persoonsgegevens gedeeld met derden?

Amisha Glow verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, voor de bedrijfsvoering of wanneer er een wettelijke verplichting bestaat.

Gegevens kunnen, voor zover daadwerkelijk van toepassing, worden gedeeld met partijen zoals:

• hostingproviders en websitebeheerders;
• e-mailproviders;
• boekings- of agendasoftware;
• betaaldienstverleners en banken;
• boekhouder of administratiekantoor;
• nieuwsbriefsoftware;
• cloudopslag- of back-updiensten;
• IT-beheerders of beveiligingsdienstverleners;
• overheidsinstanties, wanneer dat wettelijk verplicht is.

Wanneer derden in opdracht van Amisha Glow persoonsgegevens verwerken, zal Amisha Glow waar nodig passende afspraken maken, bijvoorbeeld via een verwerkersovereenkomst.

11 — Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Het kan voorkomen dat bepaalde digitale dienstverleners persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld wanneer gebruik wordt gemaakt van internationale e-mail-, cloud-, planning- of analysetools.

Als daarvan sprake is, zal Amisha Glow alleen gebruikmaken van passende waarborgen voor doorgifte, voor zover wettelijk vereist, zoals doorgifte op basis van een adequaatheidsbesluit of andere toegestane beschermingsmaatregelen.

12 — Beveiliging van persoonsgegevens

Amisha Glow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of onrechtmatige verwerking.

Denk daarbij aan maatregelen zoals toegangsbeveiliging, wachtwoordbeheer, beperking van toegang tot gegevens, beveiligde apparaten, updates, zorgvuldige omgang met contactgegevens en redelijke beveiliging van digitale systemen.

Geen enkel systeem is volledig onkwetsbaar. Wel streeft Amisha Glow ernaar om persoonsgegevens op een zorgvuldige en proportionele manier te beschermen.

13 — Uw privacyrechten

Op grond van de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, verschillende rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens.

• recht op inzage in de persoonsgegevens die worden verwerkt;
• recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van gegevens, voor zover dat wettelijk mogelijk is;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover van toepassing;
• recht om gegeven toestemming in te trekken, voor zover verwerking op toestemming berust.

Een verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens van Amisha Glow. Om misbruik te voorkomen kan worden gevraagd om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren.

14 — Klacht indienen

Als u vragen of klachten heeft over de manier waarop Amisha Glow met persoonsgegevens omgaat, dan wordt het op prijs gesteld als u eerst rechtstreeks contact opneemt zodat kan worden gekeken naar een passende oplossing.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15 — Contact via e-mail, telefoon, WhatsApp en formulieren

Wanneer u contact opneemt via e-mail, telefoon, WhatsApp, social media of een formulier op de website, verwerkt Amisha Glow de gegevens die u verstrekt om uw bericht te kunnen beantwoorden en om vervolgcontact mogelijk te maken.

Wees terughoudend met het delen van zeer gevoelige medische of psychische informatie via onbeveiligde kanalen wanneer dit niet noodzakelijk is.

16 — Intake, sessies en cliëntnotities

Voor een zorgvuldige afstemming van de dienstverlening kan Amisha Glow intake-informatie, sessieaantekeningen, praktische cliëntinformatie of notities bijhouden, voor zover dat redelijk en noodzakelijk is voor de begeleiding, continuïteit, veiligheid of administratie.

Er worden niet méér persoonsgegevens vastgelegd dan redelijkerwijs nodig is voor het doel van de begeleiding.

17 — Facturatie en administratie

Voor facturatie en administratie verwerkt Amisha Glow persoonsgegevens zoals naam, adresgegevens, contactgegevens, afspraakinformatie, betaalinformatie en factuurgegevens.

Deze gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de administratie en voor zover de wet dat vereist, waaronder de fiscale bewaarplicht.

18 — Nieuwsbrief, inspiratie-mail of marketingcommunicatie

Wanneer Amisha Glow nieuwsbrieven, inspiratie-mails of andere e-mailcommunicatie verstuurt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld uw toestemming of een andere wettelijke basis.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact op te nemen.

19 — Sociale media

Amisha Glow kan gebruikmaken van sociale media zoals Instagram of andere platforms. Wanneer u via sociale media contact opneemt of content van Amisha Glow bekijkt, kunnen ook die platforms persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacybeleid.

Amisha Glow is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe socialmediaplatforms.

20 — Cookies en vergelijkbare technieken

De website van Amisha Glow kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst om de website goed te laten functioneren of om gebruik te analyseren.

Functionele cookies mogen worden gebruikt voor een goed werkende website. Voor trackingcookies of andere technieken die bezoekers volgen voor marketingdoeleinden is in beginsel voorafgaande toestemming vereist.

Als de website analytische of trackingtools gebruikt, dient de cookie-informatie en eventuele cookiebanner daarop feitelijk aan te sluiten.

21 — Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Amisha Glow neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Indien in de toekomst wel gebruik wordt gemaakt van vormen van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, zal dit privacybeleid daarop worden aangepast voor zover wettelijk vereist.

22 — Minderjarigen

Als Amisha Glow diensten verleent aan minderjarigen, wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens van minderjarigen en, waar nodig, met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger gehandeld.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen over privacyvragen contact opnemen via de contactgegevens van Amisha Glow.

23 — Datalekken

Wanneer zich onverhoopt een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens voordoet, zal Amisha Glow beoordelen welke maatregelen nodig zijn. Indien wettelijk vereist, wordt een datalek gemeld bij de bevoegde autoriteit en, waar nodig, aan betrokkenen.

24 — Wijzigingen in dit privacybeleid

Amisha Glow kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienstverlening, gebruikte systemen, wetgeving of werkwijze.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website. Het is verstandig deze pagina af en toe opnieuw te bekijken.

25 — Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met: